Comment les webinaires aident les sociétés savantes à attirer de nouveaux publics

Pendant la pandémie de Covid-19 rester en contact avec les membres et leur réseau au sens large a été un défi majeur pour les sociétés savantes. La grande majorité des événements en présentiel ayant été annulés, elles ont dû trouver de nouveaux moyens pour maintenir le contact avec leurs membres et toucher de nouveaux publics.

Au cours de l'année écoulée, le webinaire est devenu un outil essentiel pour de nombreuses sociétés savantes dont la Société internationale de médecine sexuelle (ISSM) S’ouvre dans une nouvelle fenêtre.

"La pandémie nous a poussés à réfléchir à de nouveaux moyens de communiquer avec nos membres, et les webinaires sont un très bon moyen de le faire", a déclaré le Dr Annamaria Giraldi S’ouvre dans une nouvelle fenêtre, présidente de l'ISSM et professeur de sexologie clinique à l'université de Copenhague.

Sous l'impulsion de l'épidémie de Covid, l'ISSM a lancé une série de webinaires mensuels S’ouvre dans une nouvelle fenêtre couvrant un large champ de sujets, de la sexualité chez les anciens malades du cancer à la dépendance sexuelle. Historiquement, la société se concentrait principalement sur les problèmes masculins, tels que l'impuissance, mais aujourd'hui, l'association s'intéresse à tous les sujets qui touchent à la sexualité des humains. Son objectif est d'être une source de référence, très respectée et la plus fiable en matière d'information et de formation dans ce domaine.

Avec quatre revues, dont son fleuron, le Journal of Sexual Medicine S’ouvre dans une nouvelle fenêtre, et plus de 2 000 membres dans 89 pays, la SISM avait besoin d'une stratégie claire pour entrer en contact avec ses membres pendant la pandémie. Cela est devenu particulièrement évident lorsque sa réunion mondiale biennale sur la médecine sexuelle (WMSM) a dû être annulée en raison du Covid.

À partir de là, l'équipe de l'ISSM a opté pour une série de webinaires mensuels, avec un créneau régulier le dernier jeudi de chaque mois. Les webinaires, qui ont débuté en juin 2020, sont gratuits et l'ISSM ne prévoit pas dans l'immédiat d'en restreindre l'accès ou de les rendre payants. Au contraire, elle les considère comme une opportunité majeure. Annamaria Giraldi explique :

Nous n'avons pas voulu limiter l'accès aux webinaires à nos seuls membres, car pour nous l'idée était que la société gagne en visibilité et incite peut-être les gens à devenir membres. Nous estimons par ailleurs que de nombreux sujets sont importants pour tous, alors pourquoi ne pas les partager avec un plus large public ?

Nous aimerions également nous adresser aux personnes qui commencent à développer la médecine sexuelle, et pas seulement à celles qui sont déjà établies. Dans le passé nous avons toujours œuvré dans ce sens, mais je pense que les webinaires sont vraiment un excellent moyen d'y parvenir.

Les webinaires sont également enregistrés et disponibles à la demande sur le site Internet de la société, ce qui élargit leur diffusion bien plus que s'ils étaient limités à des événements en direct.

Inclusion, diversité et diffusion globale en ligne de mire

Dans le respect des principes d'inclusion et de diversité, la société savante ne se limite pas à l'Amérique du Nord et à l'Europe lorsqu'elle recrute des orateurs pour son congrès. Elle s'efforce également de veiller à ce que son comité scientifique, désormais chargé de la planification des webinaires et la sélection des sujets, soit composé d'un groupe de personnes issues de la diversité, déclare Annamaria Giraldi :

Nous faisons attention à ce que d'autres régions du monde soient représentées. Nous nous adressons également aux membres de nos sociétés régionales pour leur demander s'ils peuvent nous recommander des experts. En procédant ainsi et avec un comité scientifique qui inclut des membres issus de toutes les régions du monde, nous nous assurons de prendre en compte une variété de perspectives quand nous sélectionnons les sujets et les intervenants.

La série de webinaires s'est avérée populaire, le nombre de participants évoluant en fonction du sujet. Le format en ligne a attiré des participants du monde entier, un webinaire ayant même été suivi par un participant au pôle Sud. Ces webinaires ont suscité particulièrement de l'intérêt dans les régions où le sujet de la médecine sexuelle est en plein développement, notamment en Asie, en Amérique du Sud et en Afrique.

Même avant la pandémie, le manque de financement et de temps pouvait représenter un empêchement pour participer à des événements majeurs comme la WMSM pour une partie du public. La tenue des séances en ligne permet donc à la société savante de l’atteindre :

Avec les webinaires, nous touchons les personnes qui participaient habituellement, mais nous touchons aussi beaucoup de nouvelles personnes qui ne se seraient pas forcément déplacées pour assister à toutes les réunions.

Mais traiter un sujet comme la santé sexuelle peut être un avantage pour une société savante lorsqu'il s'agit d'attirer des participants non-membres à un webinaire, ajoute Annamaria Giraldi, car ce sujet suscite toujours un grand intérêt, même chez ceux qui ne travaillent pas dans ce domaine.

Outre le fait qu'elle permet d'atteindre des personnes qui n'auraient peut-être pas eu l'occasion de communiquer avec la société savante auparavant, la série de webinaires permet également à l'ISSM de traiter des sujets pertinents en réaction aux événements actuels. Inspiré par les événements survenus aux États-Unis concernant le traitement des Afro-Américains, l’ISSM a par exemple organisé un webinaire en collaboration avec l'Association mondiale de sexologie S’ouvre dans une nouvelle fenêtre. Le webinaire portait sur les droits sexuels et sur les disparités d'accès aux services de santé sexuelle et il a accueilli un nombre particulièrement élevé de non-membres.

A travers un tel intérêt pour l'actualité, la série de webinaires contribue à stimuler les idées et les discussions dont certaines déboucheront sur des études publiées. Annamaria Giraldi donne un exemple récent :

Nous avons organisé un webinaire très, très bien suivi sur l'hypersexualité et les comportements sexuels compulsifs. Par la suite, les présentateurs ont estimé que ce webinaire était si intéressant qu'ils ont décidé de travailler sur une revue générale qui sera soumise pour publication dans notre journal.

Alors que la préparation des webinaires a demandé beaucoup de travail, le processus s'est déroulé sans grandes difficultés. Grâce aux commentaires des participants, le format a été ajusté en cours de route. Les premiers webinaires de la série ont par exemple comporté un plus grand nombre d'intervenants, mais l'ISSM a constaté qu'il était préférable d'avoir moins d'intervenants et de leur accorder plus de temps. L'équipe a également envisagé la possibilité d'utiliser des traductions ou des sous-titres pour les webinaires, en particulier en espagnol pour les personnes en Amérique latine.

Compte tenu de leur succès, les webinaires se poursuivront-ils après la levée des restrictions comme l’interdiction de voyages et le travail à domicile qui étaient liées à la pandémie ?

"Nous avons décidé que c'était quelque chose que nous voulions poursuivre", souligne Annamaria Giraldi. "Je pense que nous nous rendons tous compte que même après le retour à la normale après cette pandémie, nous avons gagné et appris quelque chose".

"Nous avons appris que les webinaires sont vraiment utiles, et même si nous aimerions beaucoup retourner à nos réunions présentielles, les webinaires offrent un autre moyen de communiquer."

Les conseils sur la mise en place de webinaires

Quels sont les conseils pour les sociétés savantes qui s’interrogent sur la mise en place de webinaires ?"Je ne peux pas imaginer une société savante qui n'aurait pas joué avec l'idée d'en faire, et je leur dirais qu'elles devraient se lancer", déclare Annamaria Giraldi.

Pour ce qui est du format des webinaires, elle recommande de donner aux intervenants la possibilité de répondre par écrit aux participants qui n'ont pas obtenu de réponse à leurs questions pendant le webinaire. Et pour optimiser leur visibilité, elle conseille vivement de les rendre disponibles en ligne par la suite.

Pour conclure, Annamaria Giraldi se montre encourageante :

Vous ne devez pas avoir peur d'aborder de nouveaux sujets et d'avoir des webinaires de fréquentation très inégale, car vous toucherez forcément des personnes différentes. Il est important d'être très ouvert à l'introduction d’une grande variété de sujets de votre domaine, car il y aura un public. Vous ne pouvez jamais avoir tout le monde dans un seul webinaire - tout comme pour une conférence.