Polityka fakturowania i płatności Elsevier wobec Dostawców
English - Français - Deutsch - Polskie - Español
Wymagania Elsevier dotyczące fakturowania i ustaleń dotyczących płatności z Dostawcami
Oświadczenie o wymaganiach Elsevier jest w dwóch częściach.
Pierwsza część ma zastosowanie w przypadku, gdy, zgodnie z umową zawartą z Elsevier, dostawca składa faktury w formie pdf lub innego dokumentu elektronicznego na zatwierdzony adres poczty elektronicznej Elsevier lub ze szczególnego i wyjątkowego powodu (np. wymagań rynku lokalnego) składa faktury w formie papierowej do Elsevier.
Druga część dotyczy przypadków, gdy, zgodnie z umową zawartą z Elsevier, dostawca korzysta z systemu elektronicznego fakturowania Elsevier.
Faktury dla Elsevier za towary i usługi należy wystawiać w ciągu sześciu miesięcy od daty, w której uzyskano prawo do wystawienia faktury zgodnie z Warunkami Zakupu. Elsevier nie przyjmie i nie będzie zobowiązana do zapłaty jakiejkolwiek faktury, która została późno wystawiona.
CZĘŚĆ 1 – Wymagania dotyczące faktur w formie pdf oraz w formie papierowej
Aby zmniejszyć ryzyko opóźnień w płatności lub odrzucenia faktur, faktury muszą być sporządzane w języku angielskim, chyba że przepisy prawa miejscowego wymagają używania miejscowego języka, a wymienione informacje MUSZĄ być widoczne na WSZYSTKICH fakturach złożonych przez dostawców:
Odpowiednia data faktury | Wszystko |
Pełna nazwa firmy dostawcy, zgodna z zaświadczeniem o utworzeniu firmy, lub pełna nazwa podmiotu, który wystawia fakturę, szczegółowe dane dotyczące stosowanej nazwy, pod którą jest prowadzona działalność, lub nazwy handlowej oraz adres podmiotu dostawcy | Wszystko |
Poprawna nazwa firmy spółki oraz adres dla podmiotu Elsevier, dla którego jest składana faktura | Wszystko |
Numer Potwierdzenia Zamówienia (PZ) realizacji usługi Elsevier, jeśli ma zastosowanie, musi zostać wpisany na pierwszej stronie faktury | Wszystko |
Otrzymane faktury muszą zawierać dane zgodne z PZ wystawionymi przez Elsevier, jeśli dotyczy, tj. określać towary i usługi w podobnym formacie (ilość, cena jednostkowa, cena łączna za linię) | Wszystko |
Imię i nazwisko odpowiedniej osoby do kontaktu w Elsevier. Należy umieścić w widocznym miejscu na pierwszej stronie faktury | Wszystko |
Unikalny numer identyfikacyjny faktury | Wszystko |
Numer rejestracyjny VAT/GST [Goods and services tax, podatek od towarów i usług] | Jeśli dotyczy |
Data dostawy towarów/usług do Elsevier | Wszystko |
Jasny opis umożliwiający Elsevier identyfikację dostarczonych towarów/usług | Wszystko |
Ilość towarów lub usług z ceną jednostkową – bez VAT/GST | Wszystko |
Stawka VAT/GST na artykuł | Jeśli dotyczy |
Kwota naliczona bez VAT/GST | Jeśli dotyczy |
Kwota naliczana wraz z odpowiednim VAT/GST w walucie ustalonej/ określonej w umowie | Wszystko |
Ważny adres e-mail dostawcy, z którego może korzystać Elsevier, aby wysyłać awizo przelewu | Wszystko |
Aktualny numer telefonu dostawcy | Wszystko |
Takie dane bankowe, jakie są wymagane przez Elsevier, aby wykonać przelew EFT/ACH | Wszystko |
Warunki płatności ustalone/ określone w umowie | Wszystko |
Oprócz powyższych wymagań, wszystkie faktury powinny zawierać dane wymagane przez przepisy prawa dotyczące podatków oraz inne informacje wymagane w celu ubiegania się o ulgi dozwolone zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi podatków, a w szczególności numer rejestracyjny VAT lub identyfikacji podatkowej, dwie litery kodu państwa (jeśli dotyczy) oraz stawkę VAT lub podatku od sprzedaży na artykuł. W przypadku fakturowania przez zarejestrowanego dostawcę VAT z UE podmiotu Elsevier w innym państwie UE, w którym produkty lub usługi są zwolnione z VAT, faktura musi wyraźnie określać odpowiedni numer rejestracyjny VAT podmiotu Elsevier, a dostawca musi przekazać odpowiednie dokumenty poświadczające swój status przedsiębiorcy płatnika VAT. W przypadku fakturowania przez zarejestrowanego dostawcę VAT z UE podmiotu Elsevier w innym państwie UE, w którym usługi podlegają mechanizmowi odwrotnego obciążenia, i przy założeniu, że dostawca przekazuje podmiotowi Elsevier ważną fakturę VAT wraz z numerem rejestracyjnym VAT podmiotu Elsevier, wszelkie kwoty VAT należne z tytułu usług będą zgłaszane przez podmiot Elsevier do odpowiedniego organu podatkowego zgodnie z tym mechanizmem, według wymagań określonych w Dyrektywie UE w sprawie VAT (lub przepisach następujących lub zastępujących).
Jeśli dostawca nie jest zarejestrowaną jako podatnik VAT/GST, faktura musi zawierać takie same informacje, jak te, o których mowa powyżej, z wyjątkiem wszelkich wymagań związanych z VAT/GST.
Jeśli dotyczy, do faktur należy dołączyć wszelkie odpowiednie dokumenty towarzyszące, aby Elsevier mogła sprawdzić, czy obciążenia na takich fakturach są poprawne.
Faktury niespełniające tych wymagań zostaną zwrócone dostawcy, a dostawca będzie zobowiązany do anulowania niezgodnej faktury oraz wystawienia nowej faktury z poprawnymi danymi, co wpłynie na datę zapłaty faktury („należne do”).
Od dnia 1.01.2014 Elsevier wysyła płatności dostawcom za pomocą systemu Elektroniczny System Transakcji (Electronic Funds Transfer, EFT) / Automatyczny System Rozrachunkowy (Automated Clearing House, ACH).
Oprócz wymagań dotyczących danych na fakturze określonych powyżej, i o ile umowa wyraźnie nie stanowi inaczej, Elsevier również wymaga, aby:
Dostawcy wysyłali wszystkie faktury w formacie pdf na jeden z adresów e-mail wskazanych poniżej. Faktury nie były wysyłane na kontakt Elsevier, ponieważ spowoduje to opóźnienie w płatności wysyłanej na konto dostawcy. (Wyjątek: Faktury dotyczące Elsevier Urban & Partner Sp z.o.o.[sic: Sp. z o.o.] powinny być dostarczane bezpośrednio odpowiedniej osobie do kontaktu w Elsevier.)
Elsevier będzie wystawiać jedynie elektroniczne awiza płatności na wskazany adres e-mail.
Dostawcy muszą przekazać Elsevier informację o zmianie danych bankowych z co najmniej trzytygodniowym wyprzedzeniem.
Elsevier nie ponosi odpowiedzialności z tytułu żadnych obciążeń związanych z płatnościami.
Dział Globalne Usługi Finansowe Elsevier ustali, rozpatrując każdy przypadek indywidualnie, którzy dostawcy powinni przekazać oświadczenia, a także ustali czas składania tych oświadczeń, a dostawcy przekażą takie oświadczenia, jeśli będzie to wymagane.
Elsevier uważa dostawcę obsługującego kilka miejsc jako jednego dostawcę, co oznacza, że Elsevier będzie mogła potrącać nadpłaty z jednej strony z faktur z innej strony.
Wszelkie zmiany w firmie spółki dostawcy, związane z połączeniem lub przejęciem itd., muszą być przekazywane działowi Globalnych Zamówień, aby rachunki Elsevier mogły zostać poprawione i zaktualizowane.
We wszelkich sprawach związanych z płatnością lub fakturowaniem, dostawca powinien skontaktować się z obsługą klienta Global P2P:
E-mail: [email protected]opens in new tab/window
Telefonu:
Wielka Brytania: +44 1865 84 3198 Holandia: +31 20 485 2571 Stany Zjednoczone/Kanada: +1 937 865 7804
Odpowiemy na Twoje pytanie w ciągu 48 godzin (poniedziałek-piątek). Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi lub nie będziesz z niej zadowolony, skontaktuj się z Dyrektorem Globalnym P2Popens in new tab/window, informując nas o problemie oraz podając swoje dane kontaktowe.
Adresy e-mail do wysyłania faktur w formie pdf:
USA/Kanada - [email protected]opens in new tab/window Wielka Brytania/Holandia - [email protected]opens in new tab/window Francja - [email protected]opens in new tab/window Polska - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Indie - [email protected]opens in new tab/window Japonia - [email protected]opens in new tab/window Chiny - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Singapur, Hong Kong - [email protected]opens in new tab/window Tajwan - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Korea - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Australia - [email protected]opens in new tab/window Spain - [email protected]opens in new tab/window Mexico - [email protected]opens in new tab/window Frankfurt - [email protected]opens in new tab/window Munich - [email protected]opens in new tab/window Egypt, Italy and Turkey - [email protected]opens in new tab/window Brazil - [email protected]opens in new tab/window
W przypadku wysyłania faktur w formie papierowej, ze szczególnego lub wyjątkowego powodu, można korzystać z niżej wymienionych adresów:
Legal Entity | Address | Country |
---|---|---|
Elsevier Inc. Attn: Accounts Payable | 3251 Riverport Lane Maryland Heights, MO 63043 | United States of America |
Elsevier Canada Inc. | 4428 boul. Saint-Laurent, Suite 500 Montréal, Quebec H2W 1Z5 Canada | Canada |
Mexico Masson Doyma Mexico, S.A. Av. Insurgentes Sur 1388 Piso 8 | Col. Actipan Mixcoac Del. Benito Juarez Mexico D.F. C.P. 03230 | Mexico |
ELSEVIER EDITORA LTDA | Praça Quinze de Novembro, nº 20, 5º andar,sala 502, Centro, CEP 20010-010, Cidade do Rio de Janeiro, Estado do Rio de Janeiro | Brazil |
Elsevier LTD Attn: Accounts Payable | P.O. Box 800 Oxford, OX5 1DX | United Kingdom |
Elsevier BV Attn: Accounts Payable | PO Box 839 1000 AV Amsterdam | Netherlands |
Elsevier (Ireland) Limited | 4th Floor, South Block Rockfield Central Dundrum, 16 Dublin D16R6VO | Ireland |
Elsevier Masson SAS | Bord de Seine 1 65, rue Camille Desmoulins CS50083 Issy les Moulineaux 92442 | France |
Elsevier Espana, SLU | 161 Calle Tarragona 15th Floor BARCELONA 08029 | Spain |
Elsevier SRL | Via Paleocapa, 7 20121 Milan | Italy |
Elsevier Sp z.o.o. | al. Jana Pawla II 22 00-133 Warszawa | Poland |
Elsevier Information Systems GmbH | Franklinstr. 61-63 (Wing) 60486 Frankfurt | Germany |
Elsevier GmbH | Bernhard-Wicki-Str. 5 80636 Muenchen | Germany |
Elsevier A/S | Niels Jernes Vej 10 9220 Aalborg Øst | Denmark |
Elsevier Egypt for Consultancy | 90th Street, No 67 First Section, City Centre New Cairo 11835, Cairo | Egypt |
RELX Trading Australia Pty Limited. | Tower 2, Level 1 475 – 495 Victoria Avenue Chatswood NSW 2067 | Australia |
RELX India Pvt. Ltd. Attn: Elsevier Finance Dept. | 14th Floor, Tower 10B DLF Cyber City Guragon 122002 | India |
Elsevier Japan KK Attn: Elsevier Finance Dept. | 1-9-15 Higashi-Azabu Minato-ku Tokyo 106-0044 | Japan |
Reed Elsevier Information Technology (Beijing) Co. Ltd Attn: Elsevier Finance Dept. | No. 1 East Chang An Ave. Dong Cheng District Tower W 1, 7th Floor, Unit 1-7 Beijing 100738 | China |
Elsevier (Singapore) Pte Ltd Attn: Elsevier Finance Dept. | 3 Killiney Road #08-01 Winsland House I Singapore 239519 | Singapore |
Reed Elsevier Information Technology (Beijing) Co. Ltd-Shanghai BranchAttn: Elsevier Finance Dept. | 5/F Unit A, Digital China Centre, No. 567 Tianshan West Road, Changning District, 200335 | Shanghai |
Reed Elsevier Information Technology (Beijing) Co. Ltd- Shenzhen Branch Attn: Elsevier Finance Dept. | 7A Building A, Zhongzhou Holding Financial Center, No 88 Haide 1st Road, Yuehai Street, Nanshan District, Shenzhen, 518000 | Shenzhen |
Elsevier Taiwan LLC Attn: Elsevier Finance Dept. | RM. N-818, 8F Chia Hsin Building II, No. 96 Zhong Shan N. Road, Sec. 2 Taipei 10449 | Taiwan |
Elsevier Korea LLC Attn: Elsevier Finance Dept. | 534 Itaewon-dong, Yongsan-gu 4FL, Chunwoo Building Seoul 140 861 | South Korea |
Uwaga: Jeśli powyżej nie pojawia się nazwa firmy Elsevier, z którą współpracujesz, prosimy zapytać się swojej osoby do kontaktu w Elsevier, gdzie należy wysyłać faktury.
CZĘŚĆ 2 – Wymagania dotyczące korzystania z systemu elektronicznego fakturowania Elsevier
W przypadku gdy na podstawie umowy z Elsevier, Elsevier zobowiązuje dostawcę do korzystania z procesu fakturowania elektronicznego firmy, dostawca ma prawo przestrzegać niezbędnych wymagań w odniesieniu do formatu, treści i sposobu składania faktur. Wymagania te zostaną dostarczone na żądanie, a dostawca otrzyma kontakt techniczny Elsevier w celu pomocy w skonfigurowaniu.